Pour soutenir l’administration des TI de l’unité Centre d’expertise TI de HQP les services du conseiller sont requis pour une période de 15 mois à compter de mars 2011 pour effectuer le mandat suivant :

• Extraire, à partir des informations du CUBE MS-Project, des rapports de gestion, les vérifier, les formater et les distribuer aux chargés de projet et chefs d’unité.
• Offrir un soutien pour identifier la source de tout écart entre le rapport de conciliation de la facturation et la facture.
• À partir de SAP, vérifier tous les coûts imputés aux supports de coûts du centre d'expertise TI.
• Assurer la corrélation des coûts entre SAP et MS-Project.
• Produire des tableaux de conciliation des coûts dans SAP pour chaque nature comptable.
• À partir des rapports de MS-Project, envoyer au Bureau du Contrôleur les coûts à imputer aux clients.
• Pour les projets majeurs (immobilisation), extraire les coûts dans SAP et produire des rapports de suivi des coûts.
• Suivre les activités administratives de haut niveau - de fin (provisions) et début (création des comptes) d'année.
• Soutenir les PCO et chargés de projet dans le suivi des coûts de leurs projets et l’utilisation de WebAccess.
• Collaborer à l’administration du système MS Project dans l’architecture EPM.

Le présent mandat consiste à conseiller le bureau de direction des solutions d’affaires (DSA) en matière de gestion des projets en technologies de l’information visant à répondre à de nouveaux besoins d’affaires, de nouvelles obligations légales et des impératifs d’évolution de systèmes. Ce volet comprend également le support requis à l’ensemble des chargés de projets de la Direction dans l’élaboration des rapports mensuels d’évolution de projets.

Le deuxième volet de ce mandat consiste à :
• produire les divers indicateurs de gestion de la DSA en utilisant le système de suivi budgétaire PRÉBUD : suivi budgétaire, suivi des risques, suivi de l’assignation des ressources, etc.;
• permettre, en lien avec les autres directions de la DGTI, une amélioration constante des outils de gestion de la DSA (et des autres directions de la DGTI);
• collaborer et coordonner certains dossiers particuliers de la DSA : plan d’évolution annuel (PEA), planification opérationnelle (PO), exercice des périmés, coût de revient, etc.
• assurer un arrimage adéquat avec la Direction de l’infrastructure technologique (DIT) dans la réalisation de certains projets, et avec la Direction de la planification et de l’intégration des projets technologiques (DPIPT) dans la réalisation de besoins d’affaires et de dossiers de présentation au Comité de direction (CODIR).

Enfin, le dernier volet du mandat consiste, plus généralement, à conseiller le directeur des solutions d’affaires en matière de positionnement stratégique des divers dossiers de la direction, incluant la collaboration à la rédaction d’appel d’offres.

Les attentes vis-à-vis le conseiller sont:

- Poursuivre l’encadrement de la planification triennale de la RI à la CARRA;
- Implanter au niveau de la direction, la gestion de portefeuille de ses ressources (RH, RF et RM);
- Intégrer la gestion du changement organisationnel (au niveau du personnel), au sein de la direction;
- Intégrer les ajustements organisationnels à apporter à son organisation;
- Élaborer un plan de communications de la direction et la soutenir pour les plus stratégiques;
- Élaborer des plans d’aménagement pour la direction;
- Documenter les processus administratifs de la direction;
- Faire les transferts de connaissances appropriés.

L’Institut de la statistique du Québec doit réaliser trois projets de nature stratégique du point de vue informatique de façon concurrente. Ces projets nécessitent l’apport d’une forte expertise en charge de projet. Ces projets visent notamment :
• la mise en place d’une nouvelle solution d’affaires pour la collecte de données;
• la réalisation d’un portrait d’ensemble des technologies;
• la réalisation de modèles d’ententes pour une nouvelle plate-forme de services.

À titre de chargé de projet les responsabilités sont de :
• coordonner et contrôler les efforts ainsi que l'avancement des travaux
d’acquisition et de mise en place de la nouvelle solution d’affaires pour la
collecte de données ;
• agir comme point central de communication entre l’équipe de réalisation
informatique et l’équipe de pilotage ;
• évaluer et contrôler la qualité des résultats obtenus, tant du point de vue des
processus administratifs que celui des biens livrables, et voir à ce qu'ils soient
cohérents entre eux ;
• obtenir une prise de décision efficace dans le respect des objectifs du projet
dans son ensemble notamment pour l’approbation des livrables ;
• convoquer et animer les groupes de travail, le cas échéant ;
• participer aux activités des groupes de travail et s’assurer de la qualité des
travaux, le cas échéant ;
• aviser le représentant de l’Institut des écarts entre la planification et les
travaux réalisés et soumettre, le cas échéant, des recommandations pour y
remédier ;
• gérer les demandes de changements et les points en suspens.

Ce dossier d’affaires vise essentiellement à statuer sur la pertinence de consolider les activités de numérisation à la DGRP pour doter celle-ci d’une vision intégrée et horizontale en matière de numérisation, d'accès et de conservation. Cette consolidation prend en compte les nouveaux besoins de numérisation et permet de positionner l'élimination du papier dans un contexte d'architecture d'entreprise.

Pour rencontrer ces objectifs, les processus et activités où l’on effectue des travaux de numérisation sont examinés en vue de comprendre les besoins et les moyens mis en place pour les satisfaire.

Ces travaux de numérisation répondent à des besoins de la DGRP mais parfois à des unités administratives d’une autre direction générale. Donc, il importe après avoir identifié les lieux de numérisation, de connaître le client pour qui la numérisation est effectuée, les activités en amont et en aval de cette opération et les processus dans lesquels ces activités s’inscrivent.

L’architecture des processus de la direction générale constitue l’assise des travaux dans le présent dossier d’affaires. Un examen de ces processus est effectué dans une perspective de consolidation des activités de numérisation à la DGRP, avec une attention particulière pour les processus utilisant la numérisation ou susceptibles de l’utiliser dans un futur rapproché.

Le Service des systèmes informatiques doté d’un personnel régulier de 25 personnes et avec autant de consultants et d’un budget de l’ordre de 3 M$ a comme rôle d’assurer l’évolution des systèmes existants et de procéder aux développements des nouveaux systèmes. À cette fin il peut compter sur une équipe d’analystes, une équipe en programmation et une équipe en gestion des données et des banques.
Les systèmes ministériels et départementaux répondent à des besoins dans des sphères d’activités très diversifiées : inspection, émission de permis, géomatique, épidémio-surveillance, gestion des subventions, environnement. Des applications en microtique sont également développées comme la gestion des billets d’avion, l’Ordre du mérite agricole, le Mérite national de la restauration et de l’Alimentation, le bottin téléphonique, l’autorisation des commandes et autres.
Pendant son passage au MAPAQ, en plus des mandats détaillés du #18 à #35, M. X s’active à nombre d’autres dossiers. À titre d’exemples voici une courte liste :
- étude pour le remplacement de ColdFusion par DotNet;
- étude des processus de travail pour le secteur des pêches;
- analyse préliminaire pour un système d’imagerie;
- analyse préliminaire et architecture pour doter les inspecteurs d’un équipement mobile (HERMÈS);
- architecture d’entreprise;
- participation au portail gouvernemental pour le démarrage d’entreprise;
- mise en place du système de correspondance ministérielle (GMC);
- création du Comité directeur des technologies de l’information;
- analyse préliminaire en gestion documentaire;
- analyse préliminaire de l’infocentre MAPAQ-OCAQ-RAAQ;
- finalisation du système SILAC;
- développement de l’application Activités et dépenses;
- choix du SGBD INGRES;
- plan directeur 93-96.
Dans son rôle de chef de service M. X planifie les travaux de son équipe et les ressources budgétaires, matérielles et humaines nécessaires pour mener à bien l’ensemble des projets qui relèvent du Service des systèmes informatiques. Il organise et dirige les travaux avec une préoccupation constante des aspects humains et de la satisfaction de la clientèle. Il exerce une vigilance dans le respect de la qualité des travaux, des délais impartis et des budgets alloués aux projets. Il assume un rôle de conseiller stratégique auprès des gestionnaires et des sous-ministres. Il maintient des relations harmonieuses avec les fournisseurs de service. Il participe à différents projets interministériels et s’implique fortement au sein du Plan géomatique du gouvernement du Québec.

La Direction des ressources informationnelles est constituée de trois services : Service de la technologie, Service de la coordination et de la planification, Service des systèmes informatiques. On y dénombre plus de 50 employés réguliers et une équipe de consultants variant de 20 à 30 personnes. Le budget de la Direction est de l’ordre de 5 M$. Elle a comme mandat de fournir le support informatique aux quelque 2000 employés du MAPAQ.
Le rôle de M. X à titre de directeur consiste à favoriser une saine gestion des ressources informationnelles en fournissant aux gestionnaires l’expertise, les services et le soutien informatique requis. Il doit gérer l’infrastructure du réseau de télécommunication informatique. Il doit assurer le développement et l’exploitation des systèmes ministériels et départementaux. Pour ce faire il planifie, organise, dirige et contrôle l’ensemble des activités de la Direction.
Les activités touchent les aspects suivants :
- acquisition des équipements et logiciels;
- acquisition des services professionnels;
- architecture technologique;
- sécurité des actifs informationnels;
- maintien du réseau local et du réseau étendu;
- développement et entretien des systèmes;
- service à la clientèle;
- organisation du travail;
- recrutement et évaluation du personnel;
- planification et contrôle budgétaire;
- gestion des banques de données;
- conseil aux gestionnaires et à la haute direction;
- relations avec le Conseil du Trésor et autres ministères et organismes.